Регистрация финансовых документов

Для регистрации документов, созданных в организации или пришедших извне, в системе учета предназначен электронный документ. Функционал электронного документа обеспечивает возможность многоуровневой классификации, назначения уровня допуска пользователей, однозначной идентификации (аутентичности) документов и прикрепления необходимого перечня файлов.

Работа с электронными документами осуществляется в журнале зарегистрированных финансовых документов. Электронный документ имеет следующую структуру:

Основные реквизиты документа

Основные реквизиты позволяют указать суть регистрируемого документа и обеспечивают возможность быстрого поиска и отбора в списке документов (возможность быстрого доступа к данным).

Зарегистрированный документ. Закладка "Прикрепленные файлы"

Перечень основных реквизитов:

• Номер – номер документа, указанный на бумажном носителе;
• Дата – дата документа, указанная на бумажном носителе;
• Вх./Исх./Внутр. – вид документа (входящий, исходящий, внутренний);
• Тип документа – классификация документа по типу (договор, счет, акт выполненных работ и т.п.);
• Дело – принадлежность к делу, классифицирующему документ по виду деловой деятельности организации;
• Гриф – гриф секретности, определяющий уровень доступа пользователей к регистрируемому документу;
• Прикрепить к – ссылка на основной документ. Поле заполняется в подчиненных документах, например, в дополнительном соглашении указывается ссылка на основной договор;
• Организация - организация, регистрирующая документ. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Подразделение – подразделение организации, отвечающее за движение документа;
• Ответственный – сотрудник организации, отвечающий за движение документа, заполняется из справочника "Физические лица";
• Контрагент – юридическое или физическое лицо, являющееся получателем или отправителем документа, заполняется из справочника "Контрагенты" или "Физические лица" соответственно. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Договор – договор контрагента, к которому относится документ (если реквизит "Контрагент" имеет тип справочника "Контрагенты"). Поле не обязательно для заполнения;
• Контактное лицо – лицо (сотрудник) со стороны контрагента, с которым преимущественно осуществляются контакты по вопросам, касающимся документа. Заполняется из справочника "Контактные лица";
• Комментарий – произвольный текстовый комментарий документа;
• Сумма – сумма документа. Указывается при наличии у документа суммы;
• Валюта документа (если есть).

На нижней командной панели формы документа выводится имя пользователя, внесшего документ в систему.

Список прикрепленных файлов

Система учета документов предоставляет возможность сохранять в информационной базе произвольные файлы, отражающие содержание регистрируемого документа (например, отсканированные копии бумажных носителей, текст документа в различных форматах и т.п.). Список прикрепленных файлов становится доступным уполномоченному кругу пользователей для просмотра и редактирования.

Файлы, прикрепленные к документу, характеризуются следующей информацией:

• Наименование - название прикрепленного файла;
• Тип файла - тип прикрепленного файла;
• Размер файла - размер прикрепленного файла в байтах;
• Описание - произвольная строка текстового описания файла.

Файлы, прикрепленные к документу, можно просмотреть или сохранить на диск в произвольный каталог. Для этого необходимо установить курсор на нужной строке списка файлов и нажать на соответствующую кнопку командной панели списка ("Просмотр файла" или "Сохранить в файл").

Объекты учета документа

Каждый документ организации может относиться к тому или иному объекту(-ам) учета. Объектами могут выступать позиции номенклатуры, основные средства, сотрудники и прочее, то есть это некоторая дополнительная информация, присутствующая в документах, которая может потребоваться для получения развернутых данных о документе в системе учета. К документу можно отнести один или несколько различных объектов учета.

Зарегистрированный документ. Закладка "Объекты учета документа"

Объекты учета - это ссылки на элементы справочника "Объекты учета документов", которые дополнительно можно характеризовать построчным комментарием.

Уведомления

Для оперативного оповещения сотрудников компании, ее руководства или иных заинтересованных лиц о новых документах, зарегистрированных в системе, с целью более скорого с ними ознакомления предназначен механизм уведомлений. Уведомления могут рассылаться как внутри системы и предназначаться только пользователям программы (внутренние уведомления), так и отправляться по электронной почте прочим лицам (уведомления на e-mail).

Если в документе указан контрагент, то происходит рассылка внутренних системных уведомлений тем пользователям, в зону ответственности которых входит этот контрагент. Дополнительно, если задан список получателей уведомлений, создаются сообщения на электронную почту для указанных лиц.

Зарегистрированный документ. Закладка "Уведомить"