Учет документов

Система Учета документов компании «SysTecs» является прикладным решением, предназначенным для управления электронными документами с высоким уровнем обеспечения конфиденциальности и целостности.

Система разработана с учетом требований стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007, регулирующего процессы управления документами государственных и коммерческих организаций Российской Федерации. Кроме этого, в системе учтены требования Европейской спецификации MoReq-2 к управлению электронными официальными документами.

Документы организации содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами обеспечивает возможность компаниям защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

Система учета документов компании «SysTecs» позволяет организациям создать информационный ресурс со следующими возможностями:

Регистрация документов

Функционал системы предоставляет возможность регистрировать в информационной базе любые документы, созданные в организации или пришедшие из вне. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему учета документов, а дополнительным назначением — упрощение поиска документов.

Для регистрации информации в системе используется электронный документ. Процесс регистрации документа включает краткое описание, присвоение документу уникального идентификатора и прикрепления списка файлов произвольного формата, отражающих суть регистрируемого документа (например, отсканированные копии первичных документов, графические или html файлы, файлы в формате MS Word и т.д.).

Классификация документов по видам деловой деятельности

В систему учета документов включена возможность классификации документов по видам деловой деятельности, которая является мощным инструментом в процессе учета документов. Классификация деловой деятельности позволяет:

• обеспечить связи между отдельными зарегистрированными документами;
• организовать быстрый поиск документов, относящихся к одному делу;
• обеспечить распределение документов по отдельным разделам и томам в рамках деловой деятельности;
• определить место хранения и сроки хранения документов в рамках одного дела;
• определить даты открытия и закрытия дела, администрируя тем самым процесс регистрации документов в рамках деловой деятельности.

Для классификации документов по видам деловой деятельности в системе учета документов используется иерархический справочник «Классификатор документов».

Классификация документов по типам

В систему учета документов включена возможность классификации документов по типам. Примерами типа документа могут служить «Договор», «Дополнительное соглашение», «Служебная записка». Классификация по типам позволяет организовать быстрый поиск документов, относящихся к одному типу.

Для классификации документов по типам в системе учета документов используется иерархический справочник «Типы документов».

Уровни допуска пользователей к документам

Система учета предоставляет пользователям доступ ко всем зарегистрированным документам и связанным с ними файлам. Поскольку документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию, в некоторых случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать. При администрировании доступа пользователей к информации документов необходимо придерживаться следующих правил:

• при регистрации документов присваивать гриф секретности, определяющий степень доступности находящейся в нем информации;
• определить для каждого пользователя системы права на просмотр характеристик и файлов документа в соответствии с принятыми в организации грифами секретности. Таким образом, информация документа станет доступна для просмотра пользователями только при наличии соответствующего разрешения;
• определить для каждого пользователя системы права на редактирование характеристик и файлов документа. Таким образом, изменения информации документа станут доступны только тем пользователям, кому разрешено их выполнять;
• при необходимости, установить уровни допуска пользователей к документам определенных подразделений организации.

Для присвоения документам определенного статуса доступа, в системе используется справочник «Грифы секретности». Управление процессом доступа пользователей к содержимому документов (просмотр, изменение характеристик, файлов) обеспечивается функционалом справочника «Пользователи».

Аутентичность документов

Зарегистрированные в системе документы должны быть аутентичны, т.е. соответствовать реально существующим бумажным документам и однозначно идентифицироваться. Для решения этой задачи в электронные документы системы включены следующие характеристики:

• идентификатор документа – уникальный идентификатор зарегистрированного в системе документа (назначается автоматически при регистрации);
• номер и дата документа – содержат номер и дату создания соответствующего бумажного документа;
• ответственное лицо – сотрудник организации, создавший и отвечающий за движение документа;
• организация, подразделение – подразделение организации, ответственное за движение документа;
• контрагент – юридическое или физическое лицо, от которого получен или которому передан зарегистрированный документ;
• автор – пользователь, внесший документ в систему.

По всем перечисленным характеристикам в системе учета обеспечивается быстрый поиск и отбор информации с помощью возможностей удобного интерфейса работы с документами.

Контроль движения и использования документов

Контроль движения и использования документов в документной системе требуется для:

• выявления незарегистрированных в системе документов;
• обеспечения поиска документов;
• предотвращения утраты документов;
• мониторинга использования системы учета документов в целях ее сохранения и защиты информации.

Для решения перечисленных задач в системе учета документов предназначены отчеты: «Реестр входящих документов», «Реестр исходящих документов», «Реестр внутренних документов», «Статистика по документам», «Реестр документов по контрагенту».