Календарное планирование, контроль и управление платежами

Эффективное управление платежами и контроль за расходованием денежных средств является одной из ключевых задач, стоящих перед руководителями любого предприятия. Успешное решение этих задач напрямую зависит от наличия четкой и актуальной информации о том, когда, кому и сколько средств необходимо перечислить, в каком порядке осуществлять платежи, достаточно ли денежных средств для совершения платежей. Общий процесс управления платежами предприятия представлен на схеме, размещенной ниже.

Процесс управления платежами

Для отражения сумм запланированных платежей предназначен документ "План расходования денежных средств", который обеспечивает регистрацию планируемых платежей в разрезе видов денежных средств, расчетных счетов, валют, получателей, договоров и т.п., а так же используется для планирования внутрифирменного перемещения денежных средств, например, перечисления средств с одного расчетного счета на другой, снятия средств со счета в кассу предприятия. Однако, для обеспечения эффективного процесса планирования, помимо возможности регистрации планируемых платежей, система "Платежный календарь" предоставляет пользователям целый ряд интерфейсов и отчетов, позволяющих осуществлять планирование платежей, относящихся к различным потокам денежных средств, поставщикам товаров и услуг, выплат по заработной плате, уплате налогов и т.п.

• Планирование и контроль исполнения платежей поставщикам и подрядчикам;
• Планирование регламентных платежей (налоги, заработная плата, платежи во внебюджетные фонды);
• Планирование прочих платежей.

Планирование и контроль исполнения платежей поставщикам и подрядчикам

Денежный поток, формируемый в результате расчетов с поставщиками и подрядчиками, в большинстве предприятий является наиболее значимым в общей массе исходящих платежей. Задача своевременного исполнения обязательств по расчетам с поставщиками выводит на первый план необходимость планирования и контроля исполнения платежей и является одной из наиболее важных для любого предприятия. Подсистема планирования платежей содержит ряд специализированных инструментов, обеспечивающих возможность составления реалистичных календарных графиков платежей как по каждому из контрагентов в целом, так и в разрезе заключенных договоров. Одним из основных инструментов является интерфейс "Планирование платежей", объединяющий в себе данные о текущей кредиторской задолженности перед поставщиками, информацию о запланированных и фактически произведенных платежах, а также прогнозируемое состояние расчетов на конец анализируемого периода, рассчитываемое с учетом запланированных на будущее платежей.

Помимо сводного интерфейса планирования платежей пользователям системы доступны две дополнительных обработки, значительно повышающих удобство работы пользователей:

• Помощник планирования платежей на основании документов поставщика - предназначен для планирования платежей, осуществляемых на основании первичных документов поставщиков: расходных накладных, актов выполненных работ и т.п. Этот инструмент удобно использовать в случаях, когда порядок расчетов с контрагентом предусматривает оплату после факта получения товаров (услуг) предприятием.
• Помощник планирования периодических платежей - данная обработка может успешно применяться для планирования платежей по договорам, устанавливающим порядок расчетов в виде серии распределенных во времени выплат. Примером таких расчетов являются платежи по лизинговым договорам.

Планирование регламентных платежей

В хозяйственной деятельности предприятия среди всего многообразия совершаемых им выплат можно выделить группу регламентных платежей, которые отличаются от остальных следующими параметрами: четко определенной периодичностью с установленными сроками и определенной структурой платежей. Наиболее яркими примерами регламентных платежей являются: перечисление налогов в бюджет, выплата заработной платы и взносов во внебюджетные фонды, оплата коммунальных услуг. Несмотря на то, что величина осуществляемых платежей может меняться, в целом их набор остается практически неизменным. Для обеспечения удобства планирования таких платежей предназначен специальный документ "Планирование регламентных платежей", который позволяет задать требуемый набор статей движения денежных средств и установить сроки выплат. В дальнейшем для отражения регламентных платежей в будущих периодах платежного календаря пользователю достаточно скопировать ранее введенный документ и актуализировать суммы выплат. Использование этого инструмента позволяет ускорить работу пользователя, а также снизить вероятность ошибок, связанных с пропуском планируемых платежей.

Планирование прочих платежей

К прочим платежам относятся различные виды операций, которые не входят в основные денежные потоки и, как правило, не носят систематический характер. При их планировании не используются специализированные интерфейсы, а их ввод осуществляется непосредственно через журнал запланированных платежей.